Dijital Biz Dergisi | Yazar
Av. Arb. Murat KEÇECİLER
Ağustos 2019
VERBİS’e Kayıtta Son Günler Geliyor
6698 Sayılı Kanunun yürürlüğe girmesi ile kişisel verilerin korunmasına ilişkin kavramlar gündelik yaşantımızda daha fazla yer almaya başladı. Kanunun öngördüğü uyum süreleri hızlı bir şekilde ilerlemeye devam ediyor.
Kanun yürürlüğe girdiğinde ilk olarak, kişisel verilerin elde edilmesine ilişkin rızaların tamamlanmasına ilişkin bir takvim öngörmüştü. Bu takvime göre, Kanun yürürlüğe girdiği tarihten iki yıllık bir süre içinde, kanunun yayınlanmasından önce elde edilen kişisel verilere ilişkin, ilgili kişilerden açık rızaların tamamlanmasını zorunlu kılmıştı.
Veri Sorumlularının çoğunun, Veri ilgililerinden açık rızaların elde edilmesi konusunda yükümlülüklerini halen yerine getirmedikleri anlaşılmaktadır. Buna ek olarak, hali hazırda birçok veri sorumlusunun da rıza alırken, açık uçlu olarak nitelenen; “kişisel verilerimin işlenmesini kabul ediyorum” şeklinde rızalar aldıkları gözlemlenmektedir.
Veri sorumluları, kanunen tamamlamaları gereken rıza yükümlülüklerini yerine getirmemiş olmalarının yanı sıra, 30 Eylül 2019 tarihi itibariyle daha da önemli bir yükümlülük ile karşı karşıya kalacaklarının da farkında değiller. Veri sorumlularının, kurum kararları ile istisna tutulanlar hariç büyük bir kısmı 30 Eylül 2019 tarihine kadar VERBİS (¨Veri Sorumluları Bilgi Sistemi¨) kayıt olmak zorundadırlar.
Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik 30 Aralık 2017 tarihli ve 30286 sayılı Resmî Gazetede yayımlanmış ve 1 Ocak 2018 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Yönetmelik 50 kişiden çok çalışanı olan veya yıllık mali bilanço toplamı 25 Milyondan fazla olan veri sorumlularının VERBİS sistemine kayıt olmaları için 30 Eylül 2019 tarihine, 50 kişiden az çalışan ve yıllık mali bilanço toplamı 25 Milyondan az olan ancak faaliyet konusu gereğince özel nitelikli kişisel veri işleyen veri sorumlularının 30 Mart 2020 tarihine kadar sisteme kayıt olmalarını zorunlu kılmıştır.
Kurulun, VERBİS sistemine bu süre içinde kayıt olmayan veri sorumluları hakkında 20.000 TL – 1.000.000 TL arasında idari para cezası uygulama yetkisi mevcuttur.
VERBİS’e kayıt için veri sorumlularının;
- İrtibat kişisi olarak atanacak kişinin belirlemiş olmaları,
- İşlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili VERBİS sisteminde yer alan veri kategorilerine ilişkin tespiti yapmış olmaları,
- Verileri işleme amaçlarını tespit etmiş olmaları,
- Veri saklama sürelerini belirlemiş olmaları,
- Verilerin saklanmasına ilişkin alınan teknik ve idari tedbirleri belirlemiş olmaları,
- Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı gruplarını belirlemiş olmaları,
- Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verilerin neler oldukları ve veri konusu kişi gruplarına ait kategorik olarak ayrıştırmış olmaları gerekmektedir.
Kimler İstisnadır
VERBİS sistemine kayıt için veri ağacının çıkarılmış ve veri güvenliği politikasının kanunun aradığı şekilde hazırlanmış olması ve idari ve teknik tedbirlerin hazırlanmasını yönetmelik aramaktadır. Kural olarak veri işleyen tüm gerçek ve tüzel kişiler VERBİS sistemine kayıt olmak zorundadır. Sisteme kayıt olma konusunda Noterler, Avukatlar, Arabulucular, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler, Gümrük Müşavirleri, Siyasi Partiler, kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyen dernek, sendika ve vakıflar, Otomatik olmayan yollar ile veri işleyenler ile Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar VERBİS sistemine kayıt zorunluluğuna sahip değillerdir. Bu durum bu kişilerin Kanundan istisna oldukları anlamına gelmemektedir.
Yurt dışında yerleşik veri sorumlularının da 01 Ekim 2018 tarihinden itibaren VERBİS’e kayıt olmaları gerekmektedir. Yurt dışında yerleşik veri sorumluları için çalışan sayısı, mali bilanço büyüklüğü veya faaliyet alanı gereğince veri işlenip işlenmediğine ilişkin kriterlere de bakılmayacaktır. Bu nedenle, Türkiye’de şube veya irtibat bürosu şeklinde faaliyet gösteren veya bunlar olmaksızın Türkiye’de kişisel veri elde eden ve işleyen yurt dışında yerleşik tüzel kişiliklerinde VERBİS sistemine kayıt olması gerekmektedir.
VERBİS sistemine kayıt için aranan 50 kişi kriterinin ne şekilde belirleneceğine ilişkin olarak kurum tarafından yayınlanan bilgilendirmelerde, tamamlanmış bir yıl içinde en az 7 aylık dönemlerde veri sorumlusu tarafından verilen muhtasar ve prim hizmet beyannamelerinde 50 sayısının geçilmesi aranmaktadır. Kurum tarafından yapılan bilgilendirmelerde mali bilanço tanımlamasından da tamamlanmış bir yıl içinde veri sorumlusu tarafından verilen gelir veya kurumlar vergisi beyanname ekindeki mali tablolarda yer alan mali bilanço bilgisinin aktif ya da pasif tutar toplamı dikkate alınarak belirlenecektir.
Kimler İrtibat Kişisi Olabilir
VERBİS sistemine kayıt ile her veri sorumlusu bir irtibat kişisi belirlemek zorundadır. Söz konusu irtibat kişisinin 18 yaşını doldurmuş, Türkiye’de ikamet eden Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olması gerekmektedir. Bu kriterleri taşıyan herkes VERBİS’e kayıt yaptıran Veri Sorumlusu tarafından irtibat kişisi olarak atanabilir. İrtibat kişisis olarak atanacak gerçek kişilerin Veri Sorumlusunun çalışanı veya yöneticisi olması zorunluluğu yoktur ancak veri işleme süreçlerinden bilgi sahibi olan bir kişinin atanması işlemlerin sağlıklı yürütülmesi açısından sağlıklı olacaktır.
VERBİS’e kayıt için tanımlanan ilk süre olan 30 Eylül 2019 tarihi yaklaşırken kamuoyunda bu tarihin erteleneceğine ilişkin bir beklenti ve talep oluşmuş durumda. Ne var ki kurum kaynakları bu tarihin ertelenmesine ilişkin bir çalışmanın ve düşüncelerinin olmadığını çok ısrarlı ve kesin bir dille ifade ediyorlar. O nedenle, bu kayıt işini ertelemeyin. Kayıt olmayan Veri Sorumluları açısında da Kurum kendisi resen inceleme ve denetleme yapacağını da duyurmuş durumda. 20.000 TL ile 1.000.000 TL arasında değişen tutarlarda idari cezalara muhatap olmamak için kayıt işlemini yaptırmayan değerli okuyucularımıza yaptırmalarını şiddetle tavsiye ederiz.
